¿Desde el vacío o desde dónde?

Por Federico de Arteaga.

Entré a un cuarto vacío, blanco, sin marcas ni señales; sin espejos, sin personas, sin referencias, sin contexto; sin puertas ni ventanas. Puede estar en cualquier país, en cualquier sitio, en cualquier estación: no hace ni frío ni calor. No entra ni sale nadie.

Usted no sabe por dónde ni cómo entró, pero está allí.

Datos – información – conocimiento.

¿Hay que crearlo? ¿O, está todo en ese cuarto?

En ocasiones, al comenzar un proyecto, la gente puede sentirse como en ese cuarto.

Lo interesante, es el contexto y la oportunidad: la persona que llega y no sabe ni como entró ni por dónde empezar, puede crear todo el conocimiento desde cero, o lentamente ver señales donde al principio no las percibía. ¿Es sólo pintura lo que hay en el cuarto? ¿Hay algo atrás de la aparente homogeneidad? ¿Hay algo que trae la persona consigo que importa –una sensibilidad, una manera de salir de esa trampa de la certeza?

O nada.

La duda.

La memoria.

¿O, el conocimiento?

¿Y para qué?

Transitamos entre las certezas y las dudas, los caminos y los senderos, los aciertos y los errores, quienes conceptualizaron y quienes realizaron, las organizaciones que creyeron en su rol y las que perdieron por el camino lo que se había sembrado y cosechado.

Todas las personas y los proyectos tienen su propio sistema de organización. La clave es que los sistemas de cada persona y los de los proyectos se alineen y sean coherentes con los objetivos del negocio o la misión.

Durante años, los sistemas de gestión de la calidad han buscado poner “en la caja” lo que es de la caja; pero no siempre han dejado espacio para los que siempre están pensando que “fuera de la caja” están todas las posibilidades.

Estos sistemas han apuntado a distintas direcciones, han oscilado… Pero en general han sido más cercanos a los enfoques de lecciones aprendidas y mejores prácticas, al registro de procesos. Tanto, que en algunos casos la gente los confunde con las ISO, o con Six Sigma, que son esquemas de certeza –como un arco y flecha– y los SGC con redes para pescar.

La gestión del conocimiento parece dar un permiso (cuestionable): no tener necesidad de recordar siempre lo más importante; las ideas de la gente, las preguntas de los clientes, las historias de las empresas. Hay que recordar que todo ello queda disponible en un sistema accesible por todos, que es una plataforma de accesibilidad. Eso es lo que va “en la caja”, lo que hace que el personal y la organización estén preparados.  Y estar preparado es condición necesaria, pero no suficiente. El desafío de los sistemas de gestión de conocimiento es lograr conectar y establecer compromisos.

¿Debería ser: Sistema de Gestión de Conocimiento, o Conocimiento Gestionado en un Sistema?

 

SISTEMA – GESTIÓN – CONOCIMIENTO

CONOCIMIENTO – SISTEMA – GESTIONADO

 

Estas palabras son esencialmente las mismas, pero cuentan cosas diferentes –o al menos presentan la historia en forma distinta.

La primera tríada enfatiza el SISTEMA: los procedimientos, una vez establecido el sistema, se GESTIONAN, y el CONOCIMIENTO acompaña a la metodología.

La segunda se basa en el CONOCIMIENTO: se apoya en un SISTEMA que luego se GESTIONA.

Estas diferencias son determinantes de acuerdo con proyecto específico. En el primer caso, se puede aplicar a una forma de organización nueva o que no ha registrado el conocimiento; por ello el énfasis es en lograr un sistema.

En el segundo caso, el conocimiento ya está documentado, o la organización ya lo reconoce como un activo. El reto es sistematizarlo y gestionarlo.

Son formas distintas de establecer prioridades, por más que conceptualmente parezcan muy similares.

La disquisición anterior es importante, pues la intervención en una ciudad o empresa implica conocer su grado de maduración, su historia, su relevancia en el mercado, sus vinculaciones. No es lo mismo instaurar un Sistema de Gestión del Conocimiento –y menos aún buscar el Más Allá (el fuera de la caja) – del sistema en una empresa de 200 años con miles de empleados y áreas con y sin contacto con el exterior, que una empresa de reciente creación o por crear.

Con un sistema de gestión del conocimiento, estará a mano el origen y el comienzo de un proyecto ciudad.