No invente el hilo negro, diseñe una estrategia para gestionar la información.

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Por Dr. Evodio Sánchez, Arquitecto de Estrategia de Información en Axity.

El uso inteligente de los datos es una ventaja competitiva que una empresa puede desarrollar, sin embargo, la pérdida o mal manejo de datos / información es uno de los mayores riesgos que enfrentan las empresas en la era digital. Por tal razón, la alta dirección se esfuerza por comprender como sacar el mayor provecho de la transformación digital en términos de qué oportunidades buscar y que iniciativas priorizar.

No es sorprendente en los roadmaps tecnológicos de las empresas implican una interrupción radical del negocio: nuevas inversiones en tecnología, un cambio completo de los canales físicos a los virtuales, así como nuevos productos y servicios digitales. Sin duda, en algunos casos se trata de un cambio de paradigma (1).

Algunas empresas han respondido con éxito al desafío digital realizando cambios importantes en sus procesos de fabricación, canales de distribución o modelos de negocios, pero a muchas otras les ha ido bien con un enfoque de crear una estrategia de información que permita un aumento incremental en la propuesta de valor y en la cadena de suministro sin incurrir en cambios radicales.

Retos y soluciones al diseñar una estrategia para la gestión de información

El diseño de una estrategia de información se enfoca en adaptar la estrategia de negocio y la estructura organizacional para capturar las oportunidades que ofrece la tecnología digital. Lo anterior, no es un desafío nuevo, ya que las computadoras y el software han existido durante décadas y han traído cambios tanto en los productos y servicios como en la forma en que se fabrican y entregan.

El reto para las empresas radica en ¿cómo traducir los beneficios de la tecnología en un plan de acción ejecutable en el corto plazo?

Las computadoras de hoy pueden caber en un bolsillo o en la muñeca, las aplicaciones de software facilitan la automatización de tareas que tradicionalmente realizan los seres humanos (como los gastos de administración) y la personalización de productos o servicios son cada vez más específicos. Además, el Internet de las cosas hace llegar a las personas a todas partes a través de sensores integrados en dispositivos e interfaces que permiten la alimentación de datos en tiempo real, lo que permite una toma de decisiones más informada y recomendaciones basadas en algoritmos (2).

En resumen, la tecnología digital ya no está en el dominio de TI, sino que se está aplicando a casi todas las partes de la cadena de valor de una empresa. Por lo tanto, es comprensible que la alta dirección luche por comprender lo que realmente significa la transformación digital para ellos en términos de qué oportunidades perseguir y cuáles iniciativas priorizar.

La clave de una estrategia de información consiste en determinar los procesos, canales de distribución o modelos de negocio que requieren reemplazos radicales para crear una ventaja competitiva, pero la mayoría de las veces, un roadmap tecnológico significa pasos incrementales para entregar una mejor propuesta de valor.

El proceso para crear una estrategia de información radica en el complejo arte de descubrir las iniciativas digitales que aporten valor en el corto plazo y alinearlas con el contexto de negocio de la organización, además de nutrir las iniciativas con los KPI´s, una arquitectura de información que se construya en fases y dimensionar los Quick Hits. A continuación, un diagrama de los pasos del proceso:

Figura 1. Proceso para una estrategia de información.

Iniciativas con enfoque en el cliente

Por experiencia en la creación de roadmaps tecnológicos a menudo se piensa que la transformación digital es un cambio tecnológico. Por supuesto, que el cambio de tecnología está involucrado, pero las empresas inteligentes se dan cuenta que la transformación se trata en última estancia de atender mejor las necesidades de los clientes, ya sea a través de operaciones más efectivas, personalización masiva o nuevas ofertas.

Debido a que lo digital permite, incluso exige, la conexión con el cliente, la compañía a menudo debe organizar a las personas y tecnología. En la práctica, se requieren cambios en los procesos de negocio para implementar una estrategia omnicanal o para mejorar la experiencia de los clientes y a su vez se requiere nuevas capacidades digitales.

Entre las que destacan una estructura ágil soportada por procesos automatizados para eliminar el error humano, pero también se requiere de equipos internos con habilidades analíticas para tomar las decisiones correctas con el fin de responder a las necesidades de los clientes en tiempo. A continuación, un ejemplo de un roadmap en la industria de retail:

Figura 2. Roadmap en la industria de retail.

Para la mayoría de las organizaciones, incluso aquellas que están verdaderamente amenazadas por la disrupción, la estrategia de información no suele consistir en  re-imaginar la propuesta de valor o el modelo de negocio. Más bien, se trata de transformar el núcleo utilizando herramientas digitales para descubrir y capturar las nuevas oportunidades que ofrece lo digital. Las claves para una estrategia de información son el enfoque en las necesidades del cliente, la flexibilidad organizativa, el respeto por el cambio incremental y la conciencia de que las nuevas habilidades y tecnologías no solo deben adquirirse sino también protegerse, es decir mejorar en aquello en donde las mejores compañías tradicionales siempre han sido buenas.

Referencias 

1. Anjanette HR. Data Management Regulation: Your Company Needs an Up-To-Date Data/Information Management Policy. Harvard Business Review. 2013; 1041(8).
2. Furr N, Shipilov A. Digital Doesn’t Have to Be Disruptive. Harvard Business Review. 2019:94.

Evodio Sánchez.

20 años de experiencia en Estrategias de Negocio, Administración de Tecnologías de la Información y Business Intelligence para empresas de primer nivel en México, con habilidades como: Creación de modelos de negocio para incrementar la rentabilidad, Desarrollo de estrategias de responsabilidad social para aumentar los beneficios económicos, ambientales y sociales, Resolución de problemas, Comunicaciones, Ventas, Análisis, Equipos de trabajo, Atraer talento, Riesgo y Juicio en toma de decisiones.